Ahogy előző bejegyzésünkben is írtuk, a nyári uborkaszezonban érdemes lehet elgondolkozni az iroda lomtalanításán, az iratok rendszerezésén. A raktárépületben, vagy helyiségben lévő iratok átnézése, a már feleslegessé váltak megfelelő megsemmisítésével rengeteg hely szabadulhat fel, illetve sokkal egyszerűbben megtalálhatókká válnak a szükséges dokumentumok. Az irodai eszközök, felszerelések túlzott beraktározása is problémás lehet, érdemes átgondolni, hogy kinek mire lehet szüksége az irodában, ezek mennyiségét meghatározni és az alapján inkább többször rendelni egy évben, minthogy a beszáradt tollakat, hibajavítókat (ezzel együtt pedig lényegében pénzt) kelljen kidobni.
A bejegyzés első részét itt olvashatja: Lomtalanítás cégeknek – konténer szállítás
Az iroda lomtalanításához, rendbe tételéhez adunk néhány tippet a következőkben.
Szabaduljon meg a papíroktól
Első körben érdemes cégszinten átgondolni a dokumentumkezelési rendszert és ezzel kapcsolatosan egy leírást, útmutatót kiadni a kollégáknak. Mivel bizonyos dokumentumok kezelését jogszabály határoz meg (nem dobhatjuk ki például a számlatömböket csak mert útban vannak), így érdemes lehet ezeket átbeszélni könyvelővel vagy ügyvéddel. Fontos, hogy átgondoltan, a jogszabályoknak megfelelően történjen a lomtalanítás, hogy egy ellenőrzés során például ne kapjanak komoly büntetéseket.
Ha megvan az eljárásrend, célozza meg a dokumentum tároló rendszereket, mappákat. A dokumentumokat válogassák külön 3 kategóriába: amiket meg kell tartani, szkennelni kell, illetve amit újra kell hasznosítani. Mindenképpen tartsa meg eredetiben például az engedélyeket, aktuálisan érvényes szerződéseket, de dobja ki a régi szórólapokat, meghívókat, tájékoztató füzeteket.
Érdemes átgondolni azt is, hogy a papír alapú dokumentumkezelésről az elektronikusra váltsanak – a számlákat például már nem szükséges nyomtatni, postázni, elegendő elektronikusan hitelesen megküldeni ezt az ügyfélnek és tárolni. Természetesen fontos, hogy egy biztonságos rendszerben kerüljenek ezek tárolásra, folyamatosan készüljenek a biztonsági mentések a fájlokról. Az elektronikus dokumentum kezelő rendszerrel hosszú távon rengeteget spórolhat, környezetünk megóvásáról nem is beszélve.
Az iratszekrényben mindent címkézzen fel megfelelően, ha szükség lenne egy-egy dokumentumra, akkor gyorsan megtalálja azt.
Ne feledje, ha megszabadulna a hivatalos dokumentumoktól, akkor fontos ezek helyes megsemmisítése, például a régi munkaszerződéseket nem lehet csak fogni és a kukába dobni, hiszen személyes adatokat tartalmaznak. Az elmúlt években az adatkezeléssel kapcsolatos szabályozás tovább szigorodott, ezek betartásáról is mindenképpen gondoskodjon.
Raktározza el azokat a berendezéseket, eszközöket, amikben nem biztos
Ha nem biztos abban, hogy valamit meg kell-e tartani, vagy a szemétben van a helye, akkor keressen egy megfelelő raktárhelyiséget. Például lehet, hogy rendelkezik a cég egy projektorral, amit már hónapok, akár évek óta nem használtak, de elképzelhető, hogy később szükség lesz rá, illetve hibátlanul működik. A tároló helyiség megfelelő az ilyen eszközöknek, amiket még ha nem is használ rendszeresen, de nem szeretne újra beszerezni. A raktárhelyiségről nem szabad megfeledkezni, évente egyszer érdemes átnézni mindent, ha esetleg valamiről bebizonyosodott, hogy nem szükséges, akkor váljanak meg tőle.
Tartsa fenn a rendet
A cégeknek érdemes lehet évente egyszer végigmenni a lomtalanítási, rendrakási folyamaton. Az éves felülvizsgálat jó megoldás lehet, hogy ne térjenek le a meghatározott útról. Természetesen a cég tevékenységétől függően ez lehet gyakoribb is.
Még ha a lomtalanítás, rendrakás unalmasnak is tűnhet elsőre, ne feledje, hogy hosszú távon a kollégák hatékonyságát fogja növelni!
Konténer szállítás Budapesten
Ha nagyobb mennyiségű hulladék keletkezik a lomtalanítás során, a legegyszerűbb megoldásként javasoljuk a konténerszállítást. Ha Önnek is konténer rendelésre van szüksége, hívjon minket a +36 70 368 5824 telefonszámon!
Árainkról a következő linken tájékozódhat: KONTÉNER RENDELÉS ÁRAK
